10 Methoden, professionelle Social Media am Arbeitsplatz optimal zu organisieren

Die Herausforderung steht jeden Morgen bevor und kann kaum größer kaum sein: Mitarbeiter von Marketing und PR tragen im Unternehmen meist die Verantwortung für digitale Kommunikation, stoßen aber in Sachen Themenauswahl und Arbeitszeit oft und schnell an die Grenzen ihrer Kapazität – konkret: Wie baue ich digitale Kommunikation, neben Content-Redaktion, Newsletter-Versand, Mailing-Vorbereitung und womöglich Messestand-Planung, noch besser in den Arbeitsalltag ein? Was gilt es jenseits von Montagsrunden, Prozessketten und To-Do-Listen an Möglichkeiten, mehr kreativen Freiraum zu erarbeiten? Hier kommen 10 praxiserprobte Hinweise, die Ihnen helfen können, mehr aus aktiv gesteuerter Social Media-Kommunikation herauszuholen.

1. Probieren Sie etwas Neues aus. Eines der neuen sozialen Everybody’s-Darling-Netzwerke, die es auszuprobieren gilt, ist Pinterest. Gut, für echte Kenner des Web ist es nichts anderes als Yahoo! 2.0. Immerhin hat die Suchmaschine, die manche nur noch wegen der obligatorischen Account-Einrichtung für Flickr kennen, seine Zeit gehabt und immense Klick-Erfolge gefeiert, weil es erstmals eine Kategorisierung des Internets geboten hat. Nichts anderes ist Pinterest, angereichert durch die Momente des Social Web: Kontaktliste, Facebook- und Twitter-Sharing, attraktive und zeitgemäße Schaufenster-Usability. – Schlendern Sie doch mal bewusst durch die Web 2.0-Mall inmitten des Fegefeuers der Eitelkeiten: Mein Traumhaus, meine Lieblingsband, meine Super-Hobbies.

2. Alles eine Frage der Organisation. Was zum Einstieg nach ein bisschen Posten auf Facebook und Schreiben in Blogs aussah, wird schnell immer mehr – soviel, dass Kommentare, Mails und Tweets kaum noch zu lesen, geschweige denn beantwortbar erscheinen. Wie begegnen Sie dem ständigen Gefühl der Überfrachtung mit Informationen? Meine Empfehlung: Nur Mut, Ihre Zeit zu dosieren – für jedes soziale Netzwerk! Folgen Sie nicht jedem Dialog, jeden Meinungsaustausch, klinken Sie sich, mit Verlaub, nicht in jede Laberei ein. Es gibt Social-Media-Profis, die morgens, mittags und abends stundenlang und ziellos im Web 2.0 surfen. Es stellt sich die Frage, ob dabei nachhaltig Sinn entsteht und digitale Herumtrödelei die Profitabilität von Agentur oder Unternehmen steigert. Was ich damit sagen möchte: Ihre Zeit ist zu wertvoll: für Ihren Arbeitgeber, für Ihre Kunden, für Sie selbst. Die richtige Dosierung der hereinkommenden Informationen hilft, Überlastung zu vermeiden und Leerlauf zu überwinden.

3. Halten Sie Content knackig. Falls Sie versuchen, regelmäßig zu bloggen, oder einfach mehr oder neue soziale Netzwerke intensiv nutzen, formulieren Sie die Inhalte möglichst kurz und knapp. So kann sich übrigens auch eine plötzliche Schreibblockade auflösen.

4. Schalten Sie Ihr Smartphone vor wichtigen Meetings aus. Damit meine ich nicht: Schalten Sie die Lautstärke Ihres Handy auf Stumm. Oder: Aktivieren Sie den Flugmodus. Erfolgreiche Manager befolgen diese Grundregel des Anstand und Respekts. Achten Sie ab heute einfach verstärkt darauf, wer es in Ihrem Umfeld bei professionellen Gesprächen regelmäßig einhält. Die Regel stammt übrigens nicht aus der Dotcom-Ära.

5. Die Sache mit den dauernden Updates. Die Änderung ist so bedeutend, dass sie es als Neuigkeit in die TV-Nachrichten geschafft hat: Facebook wandelt die Bedienoberfläche seiner Nutzerseiten in die neue Chronik-Optik um. Auch Twitter und andere wichtige soziale Netzwerke aktualisieren in regelmäßigen Abständen ihren Nutzerbereich, den Funktionsumfang oder Veröffentlichungsmöglichkeiten. Eines schienen die Anbieter inzwischen gelernt zu haben: Sie fragen zumindest vorab, ob sofort oder nach einer Umstellungsphase die neue Optik übernommen werden soll. Es empfiehlt sich, nicht immer gleich alles komplett zu übernehmen. Verfügbar ist das neue Angebot zum Zeitpunkt der Ankündigung meist nur als Beta-Version oder befindet sich in einer Live-Testphase. Damit Sie sich einen Überblick verschaffen können, schalten Sie – falls möglich – in die vorübergehende Ansicht um, probieren die neuen Funktionen aus oder lesen zunächst das Feedback anderer Nutzer im Web über die betreffenden Änderungen.

6. Wer schreibt, der bleibt. Machen Sie regelmäßig einen digitalen Frühjahrsputz. Wessen Inhalte lesen Sie, welche Anwendungen nutzen Sie? Klicken Sie sich durch die Listen der Freunde, denen Sie auf Facebook, Google+ und Twitter folgen, durch die Apps, die Sie heruntergeladen haben. Entfernen Sie konsequent alles, was Sie nicht mehr interessiert. Ihre Timeline erscheint wesentlich fokussierter und es entsteht mehr Platz für interessante Inhalte, die Ihnen sonst eher entgangen wären. Das gleiche gilt für Kontakte: Mit wem haben Sie wann zuletzt kommuniziert? Faustregel (gilt nicht für wahre Freunde): Wenn länger als ein Jahr kein Dialog mehr zwischen Ihnen stattgefunden hat, wird auch im nächsten Monat tendenziell kein Austausch initialisiert werden. Schreiben Sie mir bitte, wenn es überraschenderweise anders verläuft.

7. Teilen Sie, wenn Sie Social Media verstehen. Ein zentraler Aspekt meiner Social-Media-Coachings und Workshops in Unternehmen, den die Teilnehmer am Anfang häufig diskutieren, ist die Sorge, dass überhaupt oder zuviel vermeintlich sinnlose Inhalte gepostet werden. Zitiert werden Elemente wie das Foto von der Kaffeemaschine, die Morgenrunde im Konferenzraum, das Essen in der Kantine. Doch letztlich charakterisiert dies doch bestens das Prinzip des offenen Austausch über soziale Netzwerke. Es muss nicht zwangsläufig auf den üblichen Plattformen geschehen, sondern auch spielerisch mit Foursquare und Instagram oder parallel auf Slideshare. Immerhin droht ihnen das gleiche Schicksal wie allen Anwendungen in Social Media, wenn sie sich im Nutzungszyklus von bahnbrechend neu zu gewohnt bis gewöhnlich. Dinge werden nicht schlechter, nur weil sie weiter verbreitet sind.

8. Weniger wird mehr. Die  einschlägigen Medien sind voll von Themen wie Cloud und Mobile Apps. Hand auf’s Herz: Nutzen Sie die Funktionen im Team? Wenn nicht, wird es allmählich Zeit. Ausgereifte Angebote wie Evernote, Dropbox und vor allem Google Docs sind einfach nutzbar, schaffen Kapazitäten (denken Sie an den ewigen Versionen-Abgleich von Dokumenten) und lassen sich mobil wie auf dem großen Bildschirm prima einsetzen. Apps werden nicht zum Selbstzweck entwickelt, sondern damit sich digitale Produktivität zu jeder Zeit entfalten kann, am besten in kreativen Momenten. Nine-to-Five war gestern – Smartphone und Tablet sei Dank. – Zu welchen Zeiten sind Sie am produktivsten?

9. Die Timeline verschiebt (sich). Egal, ob im Teammeeting, beim Kreativ-Workshop, im Kundentermin: bloße Präsenz am Büro-Arbeitsplatz war gestern. Wichtig ist nicht, wer dauernd postet oder sich auf zahllosen Terminen herumdrückt. Heute zählen relevante Inhalte, Einordnung, Reflexion, Zusammenarbeit. Nur dies sorgt für Fortschritt und Vertrauen im passenden Moment. Andere handeln auf Ihre Empfehlung hin. Im Kern bedeutet dies keine echte Weiterentwicklung gegenüber dem analogen Zeitalter, da die Bedeutung dieser sozialen Verkettungen unverändert geblieben ist. Denn im Moment des persönlichen Austausches kommt es nicht automatisch zu mehr Aufträgen, Entscheidungen, Maßnahmen, auch angesichts der Gewissheit, dass zu jeder Zeit mehr Details online verfügbar sind. An was für eine Aussage oder Empfehlung erinnern Sie sich genau jetzt: Ein geteilter Beitrag, ein Posting oder die Situation eines Gesprächs bzw. eine Aussage darin?

10. Alles was zählt. Auf den ersten Blick wird heute die Herausforderung von Aufnehmen, Einordnen, Zusammenfassen und Wiedergeben immer umfangreicher. Online lesen, kommentieren, teilen, dazu offline entscheiden – die beschleunigten Prozesse am digitalen Arbeitsplatz bauen erheblichen Druck auf, wenn es um Produktivität geht. Dabei sorgt die Menge an verfügbaren Details nicht immer für einen fühlbar erfolgreicheren Entscheidungsfluss. Der Filter, das Korrektiv bleibt der Mensch. – Ziehen Sie traditionelle Werte wie Erfahrung stärker bei Entscheidungen heran als den letzten Stand der Dinge, der Ihnen eben in die Facebook-Timeline gepostet wurde?

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